6 consigli per una migliore gestione del tempo

Imparate a trovare il tempo per annusare le rose.

Scritto da John Casey Revisionato dal medico Louise Chang Dagli archivi del medico

La semplice e spiacevole verità è che probabilmente siamo più occupati che mai. Nonostante il fatto che la scienza non sia sufficiente a sostenere questa nozione, le prove aneddotiche sono schiaccianti.

Lo si vede intorno a noi", dice Jana Jasper, esperta di produttività con sede a New York e autrice di "Riprenditi il tuo tempo". "Le persone parlano troppo velocemente. Siamo sempre di fretta. Iniziamo le cose e non le portiamo a termine e siamo costantemente assillati dall'idea di aver dimenticato di fare qualcosa, ma non siamo sicuri di cosa".

Che persone inondate di dispositivi che fanno risparmiare tempo e lavoro, dagli aspirapolvere robotizzati ai forni a microonde ai computer, si sentano così spesso assillate sembra controintuitivo. Ma quello che la tecnologia dà, lo toglie anche.

"Man mano che è aumentato il numero di dispositivi e prodotti che ci facilitano la vita, abbiamo trovato il modo di riempire il tempo", afferma Tracy Lyn Moland, consulente per la gestione del tempo e autrice di Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. E la mancanza cronica di tempo porta allo stress.

Ma gli esperti di gestione del tempo con cui abbiamo parlato dicono tutti che è possibile ridurre lo stress. Pensate a come aggiungere un'ora in più alla vostra giornata grazie alle tecniche di gestione del tempo.

Qualcosa di semplice come "sapere dove sono le chiavi al mattino, sapere dove sono i libri della biblioteca o i compiti di tuo figlio, ridurrà molto lo stress", dice Moland. Ha una serie di consigli per la gestione del tempo.

Creare un diario del tempo

Prendete una settimana e tracciate le vostre attività quotidiane. Siate onesti. Se guardate 25 ore di TV ogni settimana, scrivetelo.

"Questo è un risveglio doloroso per la maggior parte delle persone", dice Jana Jasper. "Bisogna includere tutto: tempo in palestra, mangiare, guidare, riunioni settimanali, tutto quanto. Può essere sconvolgente vedere quanto poco tempo non strutturato ci concediamo. Ma è difficile prendere decisioni intelligenti su come utilizzare il proprio tempo in modo più efficace se non si sa cosa si sta facendo con il proprio tempo".

Imparate a dire "no"

Spegnete il cellulare e il cercapersone. Quando qualcuno vi chiede di fare qualcosa che non avete tempo di fare, ditelo, con educazione ma con fermezza. E non permettetevi di sentirvi in colpa.

"Uno dei motivi per cui ci sentiamo sempre così occupati è che non riusciamo a stabilire dei limiti personali a ciò che diciamo 'no'", afferma Jana Kemp, fondatrice e presidente di Meeting & Management Essentials, una società di consulenza per la gestione del tempo di Boise, Idaho.

Parte del declino delle cose da fare è concentrarsi sui propri obiettivi, spiega Kemp. Il vostro diario del tempo può aiutarvi in questo senso. Una volta bloccato il tempo per le attività importanti, ma spesso non programmate, firmate solo per le cose importanti, la famiglia, gli amici e la salute. Una volta che si sa esattamente cosa si ha tempo di fare, è più facile rifiutare le cose che non rientrano nelle proprie priorità.

Elenco delle cose da fare basato sul tempo

"Creare un elenco di cose da fare che includa il tempo da dedicare a ciascuna voce dell'elenco", dice Moland. Gli elenchi sono sempre utili, ma quando si aggiunge il tempo che ogni compito dovrebbe richiedere, si aiuta a stabilire le priorità. Quando si stabiliscono le priorità, ci si concentra naturalmente su quelle che si possono svolgere immediatamente.

Lasciate che il computer vi aiuti

La tecnologia ha contribuito a farvi entrare nel problema del tempo, quindi usatela per aiutarvi a uscirne. Provate alcuni dei numerosi programmi software di pianificazione personale che vi permettono di tenere sul computer un calendario, elenchi di cose da fare, rubriche telefoniche e indirizzi.

"Non basta più essere efficienti", ha detto Jasper. "L'obiettivo è utilizzare la tecnologia per eliminare tutta la carta dalla vostra vita. Non potrò mai sottolineare abbastanza quanto sia importante".

Secondo questi esperti, gran parte dell'organizzazione deriva dalla razionalizzazione della vita. Quanto più disordine c'è nella vostra vita - numeri di telefono su foglietti di carta, biglietti da visita in quaderni, una scrivania piena di calendari ed elenchi - tanto più è probabile che perdiate tempo a cercare di rimanere organizzati e in cima alle cose,

Multitasking

Esiste una parola d'ordine più abusata oggi? Tutti noi combiniamo continuamente diverse attività in una sola. Alcune attività multitasking sono pericolose. Se si parla al telefono mentre si guida, le probabilità di essere coinvolti in un incidente stradale aumentano drasticamente. Detto questo, molte attività possono essere combinate in modo efficace e sicuro. Ascoltate libri su nastro mentre siete in viaggio. Mentre guardate la televisione, pagate le bollette.

"Le donne sono più abili degli uomini a gestire il multitasking", ha detto Moland. "Anche se entrambi i partner lavorano a tempo pieno, la donna di solito è in grado di pensare agli orari dei bambini, alla casa, ai pasti. Gli uomini sono più capaci di concentrarsi su un compito alla volta, e le donne possono imparare da questo".

Non essere perfezionista

Non c'è niente di male nell'essere ordinari. Il perfezionismo, altrimenti noto come attenzione eccessiva a ogni dettaglio, importante o meno, è una sorta di procrastinazione.

"Stabilite degli obiettivi razionali per voi stessi", dice Jasper. "È una bella cosa sforzarsi di dare il meglio di sé. È controproducente cercare di essere il migliore in assoluto".

Kemp spiega che stabilire aspettative irraggiungibili su se stessi non fa altro che aggiungere stress alla vita.

Premiate voi stessi

Infine, non lasciate che nessun progresso, per quanto piccolo, rimanga senza ricompensa.

"Usate il vostro diario del tempo per prendere decisioni su come organizzare meglio il vostro tempo", dice Jasper. "Quando fate progressi nel definire le priorità e nel dire "no", godeteveli. Non deve essere una grande ricompensa, può essere semplice come passare un po' di tempo da soli o farsi fare un massaggio. È importante riconoscere e godere dei propri successi".