Sono più produttivo quando faccio multitasking?

Dagli archivi del medico

Di Cody Lyon

I telefoni squillano a vuoto, la vostra scrivania sembra un pericolo di incendio e lo schermo del computer vi ha appena fatto sapere che c'è della nuova posta. All'improvviso il vostro capo vi chiede di quel documento Excel che voleva che compilaste. Improvvisamente siete attanagliati dalla paura, mentre ricordate la domanda di quell'addetto alle risorse umane che vi ha parlato con dolcezza nei giorni precedenti al vostro nuovo lavoro: come sono le vostre capacità multitasking?

La voce: Le persone che fanno multitasking sono più produttive

I fatti sono quelli che sono: In molte aziende oggi c'è un personale più piccolo che lavora più ore e svolge un numero sempre maggiore di compiti. La maggior parte dei lavoratori deve destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente, con nuovi ordini, spesso inaspettati, che arrivano nel corso della giornata. Si chiama multitasking e si trova ormai in quasi tutti gli ambienti di lavoro. Ma il cervello umano è davvero in grado di concentrarsi su più progetti contemporaneamente? O saremmo più produttivi se ci concentrassimo su ogni singolo compito?

Il verdetto: alcune persone sono più produttive quando si concentrano su un compito alla volta

Credo fermamente che il multitasking sia un mito, afferma Stacy S. Kim, career e life coach, fondatrice di Life Junctions LLC. Concorda sul fatto che siamo tutti costantemente bombardati da cose che si contendono la nostra attenzione: le interruzioni sono un dato di fatto e le distrazioni continueranno ad arrivare, quindi naturalmente diventa più difficile concentrarsi su una cosa alla volta. Tuttavia, dice Kim, la ricerca dimostra che il nostro cervello non è in grado di concentrarsi su due cose contemporaneamente. Al contrario, sposta l'attenzione così velocemente che sembra di lavorare su due cose contemporaneamente. Ma indovinate un po'? Non è così. Si può parlare al telefono con qualcuno e poi dare un'occhiata allo schermo del computer per controllare la posta elettronica, dice Kim. Mentre si parla e poi si guarda lo schermo, il cervello passa da una parte all'altra a velocità sostenuta.

Secondo Kim, potrebbe essere più efficiente indossare il cappello da manager del tempo piuttosto che fare multitasking. Il suo suggerimento? Concentratevi su un progetto alla volta, ma utilizzate un piccolo dispositivo intelligente chiamato timer. Impostatelo per 20 minuti e chiedetevi: "Qual è la cosa giusta che devo fare in questo momento? Non quello che dovrei fare, ma quello che è giusto fare". Che si tratti di pianificare una presentazione o di inviare diverse e-mail, scegliete consapevolmente come trascorrere quei minuti e impostate il timer. Quando suona, chiedetevi: "Ho portato a termine il mio compito o mi sono distratto? Con il tempo, questa tecnica vi insegnerà a concentrarvi sul compito da svolgere e non solo riuscirete a fare di più nello stesso tempo, ma il prodotto finale sarà di qualità superiore.

Roy Cohen, career coach di New York, autore di The Wall Street Professional's Survival Guide, afferma di lavorare con clienti che ogni giorno si trovano ad affrontare scadenze aggressive, priorità multiple e quelle che lui definisce aspettative irragionevoli, e che questo tipo di richieste sono la natura del mercato del lavoro odierno. Con un minor numero di dipendenti a disposizione per portare a termine il lavoro, dice Cohen, a molti di noi viene richiesto un livello di prestazioni che potrebbe essere impossibile da mantenere nel tempo.

Cosa deve fare un lavoratore, soprattutto in un'economia in cui la disoccupazione continua a bussare alle porte di milioni di lavoratori americani? Secondo Cohen, si può dare la priorità ai progetti, ma assicurandosi di non trascurare quelli che si preferisce non fare, perché molto probabilmente sono proprio quelli che potrebbero essere importanti per i principali stakeholder. Il suo consiglio? Fate il multitasking essendo multilineari: Ogni progetto ha un inizio, una parte centrale e una fine, dice. Dovete capire come iniziare nuovi progetti mentre ne gestite e completate altri.

Per raggiungere questo obiettivo, Cohen suggerisce di creare un foglio di calcolo per tenere traccia dello stato di ogni progetto. In questo modo, dice, si può vedere cosa è necessario fare subito e cosa si può rimandare. È un sistema continuo, in tempo reale e affidabile. L'obiettivo? Far progredire ogni progetto finché non si raggiunge un punto in cui lo si può accantonare per un po', e a quel punto si inizia un nuovo progetto.

Alcuni esperti adottano un approccio più severo, affermando che il multitasking è vivo e vegeto ed è fattibile, e che è più che altro una questione di come si indirizzano le energie. L'allenatore di forza mentale Steve Siebold, autore di 177 Mental Toughness Secrets of the World Class, afferma che ci sono persone che dicono di potersi concentrare solo su un compito alla volta. Ma per lui non è altro che una scusa.

Direste a Barack Obama che può concentrarsi solo su un compito alla volta? chiede Siebold. Non si concluderebbe mai nulla. Il segreto del multitasking, secondo Siebold, consiste nel determinare la quantità di energia mentale da indirizzare verso ciascun compito.

Diciamo che tutti noi abbiamo cento unità di energia mentale da indirizzare verso i compiti in un dato momento. Allacciarsi le scarpe potrebbe richiedere solo un'unità, mentre guidare l'auto potrebbe richiederne trenta. Giocare una partita a scacchi o cercare di risolvere un problema difficile può richiedere tutte e cento le unità. Più il compito è importante, più le unità di energia mentale devono essere indirizzate verso di esso: un'idea da tenere a mente la prossima volta che ci si trova di fronte a molti compiti da svolgere contemporaneamente.