Vi è mai capitato di sentirvi come se aveste lavorato tutto il giorno ma non foste riusciti a fare molto? Dove va a finire tutto il vostro tempo? Il dottore vi aiuta a capire come sfruttare al meglio il vostro tempo.
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Stiamo parlando di obiettivi di ampio respiro sia per il lavoro che per la vita privata. Ad esempio, potreste voler trovare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, fare più esercizio fisico e partecipare maggiormente alle attività doposcuola dei vostri figli. Una volta che sapete quali sono, potete suddividerli in compiti più piccoli e concentrarvi su come inserirli nella vostra vita.
Tenere traccia
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Può essere utile prendersi una settimana o poco più e annotare quanto tempo si impiega a fare le cose che si fanno sempre: fare il bucato, preparare la colazione, rifare il letto. La maggior parte delle persone sovrastima il tempo necessario per fare qualcosa di semplice come una doccia e sottovaluta il tempo necessario per compiti più importanti, come scrivere una tesina. Se sapete esattamente come impiegate il vostro tempo, potrete gestirlo meglio.
Stabilire le priorità
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Suddividere le cose da fare in 4 gruppi:
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Urgenti e importanti
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Non urgente ma importante
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Urgente ma non importante
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Né urgente né importante
L'obiettivo è avere il minor numero possibile di cose urgenti e importanti. Queste causano stress quando si accumulano. Se gestite bene il vostro tempo, probabilmente dedicherete la maggior parte del vostro tempo alle cose non urgenti, ma importanti: è lì che potete fare le cose più utili ed evitare di sentirvi sopraffatti in seguito.
Programmare la giornata
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Una volta che sapete quanto tempo ci vuole e quali sono le cose più importanti, iniziate a pianificare le cose. Siate flessibili. Riuscite a fare di più nel tardo pomeriggio o al mattino presto? Vi piace avere la sera libera per rilassarvi? Siete più propensi a fare i lavori di giardinaggio se avete un po' di tempo per farli tutti in una volta o se li distribuite nell'arco di una settimana? Pensate a ciò che funziona meglio per voi e non abbiate paura di cambiare le cose.
Fate prima le cose difficili
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Mark Twain disse: "Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino". E se il tuo compito è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande. In altre parole, se avete qualcosa di difficile da fare, toglietelo di mezzo così non dovrete preoccuparvene per il resto della giornata. Almeno così la pensano gli autori di un importante libro sulla gestione del tempo. Lo hanno intitolato Mangia quella rana!
Scrivere
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La lista delle cose da fare è un'abitudine consolidata. Ma si possono usare anche altri strumenti: l'importante è scrivere da qualche parte. Qualunque sia lo strumento utilizzato per tenere traccia delle cose da fare, è meglio averne uno solo e portarlo con sé ovunque, ad esempio sul cellulare. Probabilmente sul vostro telefono è già presente un'applicazione per la gestione degli elenchi o del calendario.
Vale la pena di perdere tempo?
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Ricordate i vostri obiettivi a lungo termine e chiedetevi se quello che state facendo vi aiuterà a raggiungerli. Per esempio, quell'ora in più trascorsa al lavoro per fare qualcosa che nessuno vi ha chiesto di fare potrebbe essere stata spesa meglio in palestra, al pianoforte o alla partita di baseball di vostro figlio.
Non barare
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Se avete programmato una sessione di lavoro alle 9 del mattino, rispettatela: le 9:17 non vanno bene, anche se lavorate da soli. Se si salta un orario di inizio è più probabile che se ne perdano altri. Se volete un po' di flessibilità, lasciate a voi stessi la possibilità di scegliere - rispondere alle e-mail o archiviare i documenti, per esempio - ma attenetevi all'orario come se fosse fissato nella pietra. Se provate e scoprite che non va bene per voi, potete sempre cambiarlo.
Iniziate e basta!
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Se sentite un forte impulso a rimandare, trovate il modo di superarlo e di fare anche solo un piccolo passo avanti. Una volta fatto un piccolo passo avanti, vi sentirete meglio e presto vi ritroverete in una vera e propria routine. Questo perché il vostro atteggiamento spesso deriva dal vostro comportamento - e dai vostri risultati - piuttosto che il contrario.
Tutto il vostro tempo conta
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Avete 15 minuti di tempo libero prima di dover essere da qualche parte, il tempo per navigare sul web e controllare i social media, giusto? Potreste rimanere sorpresi da ciò che potete fare in quel tempo. Quattro frammenti di 15 minuti distribuiti nell'arco della giornata equivalgono a un'ora di produttività. E vi sentirete meglio se vi rilasserete più tardi.
Il computer può aiutare
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La tecnologia - il Web, le e-mail, i siti di social network - può distrarci per ore e ore. Ma può anche aiutare. Cercate strumenti che vi aiutino a tenere traccia e a programmare il vostro tempo, che vi ricordino quando dovete fare qualcosa o che vi blocchino i siti web che vi fanno perdere tempo e che vi tentano di più.
Stabilite dei limiti di tempo
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Ovvero, stabilite il tempo massimo consentito per il compito. Forse riuscirete a portarlo a termine prima, ma in caso contrario il limite vi aiuterà a non esagerare. Una volta raggiunto il limite, passate oltre.
E-mail: Il buco nero della perdita di tempo
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Può essere un enorme spreco di tempo e una fonte di stress. Provate con le Quattro D:
Cancellare: Se non vi interessa o non è necessario che lo sappiate, eliminatelo.
Fare: Se si tratta di qualcosa di urgente o che può essere fatto rapidamente, rispondete.
Delegare: Se un'e-mail vi chiede qualcosa di cui è meglio che si occupi qualcun altro, inoltratela a quella persona e passate oltre.
Rimandare: Se richiede più tempo di quanto ne abbiate al momento, mettetelo da parte più tardi.
Fate una pausa pranzo
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Può sembrare efficiente lavorare durante la pausa pranzo, ma può ritorcersi contro. Come regola generale, 30 minuti di pausa dal lavoro vi aiuteranno a lavorare meglio nel pomeriggio. Se non avete fame, fate una passeggiata all'aperto o un po' di stretching. Probabilmente tornerete con più energia e concentrazione.
Programmate le cose belle
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L'obiettivo di migliorare la gestione del vostro tempo è quello di trovare più tempo per le cose che volete fare. Spargete per tutta la settimana attività divertenti, salutari e non lavorative per mantenervi positivi nei confronti del vostro programma e motivati ad andare avanti. Questo include pause, spuntini, attività ricreative, esercizio fisico e persino vacanze, soprattutto quando si termina un compito importante.
