Consigli per ottenere la cartella clinica

Scoprite come ottenere la vostra cartella clinica, compreso come far correggere un errore in modo che la vostra cartella clinica sia accurata.

• Farmaci prescritti

• Appunti di visite mediche

• Vaccinazioni

• Test di laboratorio

• Altri trattamenti prescritti

Perché è necessaria la cartella clinica

Potreste volere la vostra cartella clinica per curiosità personale, per averne una copia in caso di necessità o per inviare informazioni al vostro nuovo medico. In qualità di assistenti di un'altra persona, si può richiedere la sua cartella clinica per motivi analoghi. Altri motivi per cui si può richiedere la propria cartella clinica sono:

• Condividere le informazioni con i familiari

• Coordinare l'assistenza sanitaria tra più professionisti

• Controllo delle informazioni per verificarne l'accuratezza

• Assicurarsi di non ripetere alcun esame o procedura

• Condividere le informazioni sulla salute dei bambini con scuole, campeggi o altri luoghi che potrebbero richiederle.

Come richiedere i propri dati sanitari

Oggi è più facile che mai accedere alla propria cartella clinica attraverso un portale online o un'applicazione mobile. Alcuni studi medici, tuttavia, possono ancora utilizzare documenti cartacei. In ogni caso, la maggior parte dei medici negli Stati Uniti è obbligata per legge a fornire la cartella clinica quando la si richiede. Ma ognuno di loro può avere una procedura di richiesta diversa. Ecco alcuni modi per cercare la propria cartella clinica o scoprire qual è la procedura di richiesta.

Fase 1: controllare il portale online del paziente, se ne avete uno. Se l'ospedale o la clinica medica che frequentate dispone di un portale online per i pazienti, alcune delle informazioni che desiderate potrebbero essere facilmente accessibili e stampabili, come i dettagli sulle prescrizioni o sulle vaccinazioni. Il portale del paziente potrebbe anche avere un'area specifica in cui è possibile richiedere la propria cartella clinica completa.

Fase 2: controllare il sito web del medico. Se vi recate in uno studio medico, è possibile che il vostro medico disponga di dettagli su come richiedere la vostra cartella clinica sul suo sito web.

Fase 3: chiamare o inviare un'e-mail direttamente al medico. In questo modo potrete chiedere come richiedere la vostra cartella clinica.

Fase 4: compilare un modulo. Molti medici dispongono di un modulo da compilare online o su carta per richiedere la propria cartella clinica. Il modulo può includere

• Il proprio nome, la data di nascita e il numero di registrazione o le stesse informazioni della persona di cui si richiede la cartella clinica per suo conto.

• Il medico o la clinica all'interno dello studio da cui si richiedono le informazioni.

• L'intervallo di date da cui si desidera ottenere informazioni.

• Il tipo di informazioni che si desidera visualizzare nel record.

• Dove devono essere inviati i documenti.

• Il motivo per cui si desidera la cartella clinica, anche se secondo l'HIPAA, la legge che garantisce l'accesso alle cartelle cliniche, non è necessario fornire una motivazione.

• Il periodo di tempo concesso per la condivisione dei documenti.

• Se si desidera ricevere i documenti entro una certa data.

• La vostra firma, la data in cui avete firmato il modulo e il vostro rapporto con la persona (se non siete voi).

• Documentazione legale che attesti il diritto di accesso alla cartella clinica.

Fase 5: seguire le istruzioni del fornitore per l'invio del modulo. Può essere necessario inviare il modulo per e-mail, per posta o di persona. Se vi presentate di persona, assicuratevi di portare con voi un documento d'identità con foto, per sicurezza.

Fase 6: pagare la parcella. Secondo la legge federale, il medico può addebitare solo una "tariffa ragionevole" per la realizzazione di copie cartacee o elettroniche della cartella clinica e per l'invio della stessa.

Anche se dovrete pagare una piccola somma per ottenere la vostra cartella clinica, il medico non potrà negare la vostra richiesta a causa di fatture mediche insolute.

Fase 7: Attendere fino a 30 giorni prima che il medico rilasci la cartella clinica e ve la invii. Secondo la legge federale, se ci vorrà più tempo, il medico dovrà comunicarlo e spiegarne il motivo.

Come cambiare la cartella clinica

Se qualcosa non è corretto nella propria cartella clinica, è possibile richiedere una modifica. Gli errori possono includere qualsiasi cosa, dall'indirizzo sbagliato alla diagnosi errata nella cartella clinica.

Per richiedere una modifica, contattare il medico e chiedere informazioni sulla procedura specifica. Se l'ufficio del medico non dispone di un modulo specifico da compilare per richiedere una correzione, è possibile scrivere una lettera contenente quanto segue:

• I vostri dati, compresi nome, indirizzo e numero di telefono

• Informazioni sul medico

• La data della prestazione da richiedere

• Una descrizione di ciò che si vuole far correggere

• Una copia della cartella clinica in cui è stato riscontrato l'errore

• La propria firma

Il fornitore ha 60 giorni di tempo per rispondere alla richiesta. Può approvare la richiesta e aggiornare la cartella clinica.

Può anche negare la richiesta. In questo caso, deve spiegarne il motivo. È possibile rispondere al rifiuto per contestarlo o chiedere al medico di includere una copia del rifiuto nella cartella clinica.

Tutto sull'HIPAA

L'HIPAA è una legge federale statunitense che garantisce a tutti il diritto di accedere alla propria cartella clinica. Controlla anche chi può vedere o condividere le cartelle cliniche.

L'unica informazione a cui non si ha diritto di accedere ai sensi dell'HIPAA sono gli appunti presi da un operatore durante una seduta di psicoterapia. Queste sono separate dalla cartella clinica. Lo psicoterapeuta ha bisogno del vostro permesso per divulgare la maggior parte delle informazioni contenute in questi appunti.

Le entità che devono seguire l'HIPAA includono i piani assicurativi, la maggior parte dei fornitori di assistenza sanitaria, i centri sanitari che elaborano i dati e i soci d'affari dei luoghi sopra citati, come gli avvocati e i team IT.

Le entità che non sono coperte dall'HIPAA sono:

• Scuole

• Assicuratori sulla vita

• Luoghi di lavoro

• Agenzie statali

• Forze dell'ordine

• Fornitori di risarcimento danni ai lavoratori

I fornitori che devono seguire l'HIPAA sono obbligati a:

• Consentire l'accesso alla propria documentazione sanitaria

• Permettere di correggere la propria documentazione sanitaria

• Dirvi se e come condividono le vostre informazioni sulla salute

• Permettere all'utente di decidere se desidera che i suoi dati sanitari siano condivisi per la ricerca o il marketing

• Permettere al paziente di presentare un reclamo al proprio fornitore di servizi

• Salvaguardare le vostre informazioni per cercare di evitare che persone non autorizzate possano vederle

• Formare i dipendenti alla protezione della cartella clinica

I minori di 17 anni devono essere accompagnati da un genitore o da un tutore per richiedere la propria documentazione sanitaria o medica. Gli adulti dai 18 anni in su possono richiedere autonomamente la propria cartella clinica e non sono tenuti a condividerla con nessuno, compresi i genitori.